17.05.2023

Få ordning på företagets processer med hjälp av NTM-konsultering

Hanna Yli-Yrjänäinen är företagare och grundare av DESIGN BY HANNA K. & CO. Företaget har vuxit kraftigt och dess omsättning har ökat med 40 procent per år. Den snabba tillväxten och det ökade antalet samarbetspartner och varuleverantörer har gjort att arbetet med att hantera företagets egna processer, såsom produktions- och kundserviceprocesser, har ökat. I projekten arbetar också samarbetsplanerare och verksamheten måste därför vara tydlig för alla som är involverade i projekten.

Öppna upp processer

Hanna ansökte om konsultering via NTM-centralens konsulteringstjänst och fick Satu Wivolin som konsult.  Tack vare sitt arbete som forskare har Satu erfarenhet och kunskap om att tydliggöra och synliggöra företagens processer. Syftet med projektet var att öppna upp de befintliga processerna i DESIGN BY HANNA K. & CO. för att identifiera eventuella flaskhalsar eller överlappningar. Att synliggöra processerna hjälper företagaren att förbättra och utveckla sin verksamhet och hjälper alla parter att förstå hur kundprojekten sköts och arbetsflödet hanteras.

”Satu och jag gick igenom alla processer i mitt företag och alla verktyg som jag använder i min vardag. Jag brukade till exempel ha många Excel-tabeller i bruk, men när det blir för många av dem blir det svårt att ha koll på helheten”, säger Hanna om hur det var i början av konsulteringen.

Beskriva processer verbalt och grafiskt

När alla processer i DESIGN BY HANNA K. & CO. hade gåtts igenom var det Satus uppgift att ta fram en beskrivning av företagets kärnprocesser, en grafisk representation av processens förlopp och uppgifterna relaterade till processen samt individuella beskrivningar av arbetsflödet.

Följande punkter beskrevs under processen:

1.       Processkarta – ger en översikt över organisationens verksamhet

2.       Verksamhetsmodell ­– beskriver processhierarkin

3.       Processernas förlopp – beskriver funktionerna och de som utför dem

4.       Arbetsflöde – beskriver de enskilda arbetsmomenten och visar ansvarsområdena

 

”Konsulttjänsten var verkligen användbar. Jag fick en utomståendes syn på mitt företag och mina arbetssätt. Att öppna upp processerna i ord och bilder hjälper dig att se problemområden, vilket gör det lättare att ta tag i dem. Nu är det också enkelt att visa samarbetspartner att det är så här mitt företag fungerar, så att alla vet vad som gäller. Målet med projektet var också att skaffa ett lämpligt CRM-system, och det har vi kommit igång med nu”, säger Hanna.

Hannas Bild: Christoffer Björklund

Gå till "Referenser"