Yrityksen prosessit kuntoon ELY -konsultoinnin tuella
Prosessien avaaminen
Hanna haki ELY-keskuksen konsultointipalvelua, ja konsultiksi valikoitui Satu Wivolin. Tutkijan työnsä ansiosta Sadulla on osaamista yritysten prosessien selkeyttämisestä ja niiden näkyväksi tekemisestä. Projektin tavoitteena oli avata auki DESIGN BY HANNA K. & CO. olemassa olevat prosessit, joiden avulla tunnistetaan mahdolliset pullonkaulat tai toimintojen päällekkäisyydet. Prosessien tuominen näkyväksi auttaa yrittäjää tehostamaan ja kehittämään toimintojaan, sekä auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään kuinka asiakasprojekteja hoidetaan ja töiden virtaa hallitaan.
”Kävimme Sadun kanssa kaikki yritykseni prosessit lävitse, sekä kaikki työkalut, joita käytän arjessani. Minulla oli aiemmin esimerkiksi lukuisia Excel-taulukoita käytössä, mutta kun niitä kertyy liian paljon, on kokonaisuutta enää vaikea hallita”, kuvailee Hanna konsultoinnin alkuvaiheita.
Prosessien kuvaaminen sanallisesti ja graafisesti
Kun DESIGN BY HANNA K. & CO. prosessit oli käyty yhdessä läpi, oli Sadun tehtävänä tuottaa kuvaus yrityksen ydinprosesseista, graafinen esitys prosessin kulusta ja prosessiin liittyvistä tehtävistä sekä yksittäiset työnkulun kuvaukset.
Nämä asiat kuvattiin prosessin aikana:
1. Prosessikartta – antaa yleiskuvan organisaation toiminnasta
2. Toimintamalli – kuvaa prosessihierarkian
3. Prosessien kulku – kuvaa toiminnot ja niiden suorittajat
4. Työn kulku – kuvaa yksittäiset työvaiheet ja näyttää vastuualueet
”Konsultointipalvelu oli todella hyödyllinen. Sain ulkopuolisen näkemyksen yritykseni toiminnoista ja minun toimintatavoistani. Prosessien avaaminen kirjalliseen ja kuvalliseen muotoon auttaa näkemään ongelmakohdat, jolloin niihin on helpompi puuttua. Myös yhteistyökumppaneille on nyt helppo näyttää, että näin minun yrityksessäni toimitaan, jolloin kaikki ovat samalla viivalla. Projektin tavoite oli myös sopivan CRM-järjestelmän hankkiminen, ja tässä ollaankin jo päästy alkuun”, kertoo Hanna.
Hannan Kuva: Christoffer Björklund.